Zacznij od czasu biura, nie od ceny
Najczęstszy błąd przy zakupie to porównywanie cen miesięcznych bez sprawdzenia, ile pracy zabiera jedno zlecenie. Zmierz to na własnym zakładzie. Zapisz przez tydzień, ile minut zajmuje złożenie klepsydry, jej poprawienie po zmianie godziny, wysłanie do parafii i rodziny oraz wydruk. U większości zakładów wychodzi od 20 do 40 minut na zlecenie, z poprawkami więcej.
Jeśli zakład obsługuje dwadzieścia pogrzebów w miesiącu, a system skraca każde zlecenie o kwadrans, odzyskujesz pięć godzin pracy. To kwota, z którą porównujesz abonament. Przy płacy brutto pracownika biura wystarczy podstawić własne liczby, zamiast wierzyć obietnicom z ulotki.
Pięć kryteriów, które decydują o wyborze
Poniższa lista obejmuje to, o co warto zapytać dostawcę, zanim podpiszesz cokolwiek.
- Klepsydra do druku w A4 i A3 z kodem QR, bo tablica parafialna i witryna zakładu wymagają papieru, a nie tylko linku
- Księga kondolencji z moderacją, żeby żaden wpis nie pojawił się bez zgody zakładu lub rodziny
- Możliwość szybkiej poprawki godziny albo cmentarza, z automatycznym odświeżeniem klepsydry i strony nekrologu
- Widoczność w wyszukiwarce, czyli czy nekrologi i profil zakładu mogą przyprowadzić rodzinę, która jeszcze nie wybrała zakładu
- Faktura VAT, jawny cennik i brak ukrytych limitów, na przykład liczby nekrologów w okresie rozliczeniowym
Wtyczka do własnej strony czy portal z katalogiem
Wtyczka z e-nekrologiem jest tania i dobrze działa, jeśli masz własną stronę, która już zbiera ruch, a klepsydry drukujesz osobno. Portal z katalogiem zakładów kosztuje więcej, ale dodaje to, czego wtyczka nie da: profil, który rodzina znajduje, szukając zakładu w Krakowie, i wpis w porządku pogrzebów.
Dla zakładu bez rozbudowanej strony katalog bywa pierwszym miejscem, w którym rodzina w ogóle go widzi. Dla zakładu z dobrą stroną wtyczka może wystarczyć. Konkretne ceny i zakres jednego z takich rozwiązań opisaliśmy w porównaniu Nekrologi Online alternatywa.
Rachunek zwrotu na przykładzie
Załóżmy plan za 449 zł netto miesięcznie, czyli 5388 zł netto rocznie bez zniżki. Jedno zlecenie pogrzebu to dla zakładu przychód liczony w tysiącach złotych, więc jedna rodzina pozyskana w roku z profilu i nekrologów pokrywa znaczną część abonamentu, a odzyskany czas biura robi resztę. To przykład obliczenia, nie obietnica wyniku.
Przy płatności rocznej cena jest o 50 procent niższa, więc ten sam rachunek wygląda zupełnie inaczej. Warto policzyć oba warianty i zdecydować, czy chcesz zobowiązać się na rok.
Pytania do dostawcy przed zakupem
- Czy mogę wydrukować klepsydrę w formacie A3 bez dodatkowej opłaty
- Jak długo trwa poprawka po zmianie godziny pogrzebu
- Kto moderuje kondolencje i czy mogę wyłączyć księgę dla konkretnego nekrologu
- Co się dzieje z nekrologami po zakończeniu abonamentu
- Czy dostanę fakturę VAT i czy ceny są podane netto czy brutto
Błędy, których unikają doświadczone zakłady
Pierwszy błąd to kupowanie systemu pod jedną funkcję, na przykład tylko e-klepsydrę, a potem dokupowanie reszty osobno. Drugi to brak testu na prawdziwym zleceniu. Dobry dostawca pozwoli opublikować pierwszy nekrolog z rzeczywistej sprawy i sprawdzić, czy klepsydra wygląda tak, jak chce rodzina. Trzeci to ignorowanie nocnych telefonów, o których piszemy szerzej w tekście o marketingu zakładu pogrzebowego w Krakowie.
Jeśli telefon w nocy nie jest odbierany, nawet najlepszy profil nie pomoże. Część zakładów rozwiązuje to automatycznym asystentem, który odpowiada rodzinom poza godzinami pracy, na przykład przez chatbota obsługującego klientów całą dobę, i zostawia pracownikowi komplet danych do oddzwonienia rano.
Jak wybrać w praktyce
Zrób krótką listę dwóch lub trzech dostawców i policz dla każdego koszt roczny z VAT. Sprawdź, czy dostajesz klepsydrę do druku, kondolencje z moderacją i profil w katalogu. Opublikuj jeden nekrolog z prawdziwego zlecenia. Dopiero wtedy podpisuj abonament roczny. Jeśli chcesz zobaczyć gotowy zestaw dla zakładu, zacznij od strony o programie do klepsydr dla zakładu pogrzebowego i cenniku.
Pytania i odpowiedzi
Jaki system e-klepsydr wybrać dla zakładu pogrzebowego?
Wybierz taki, który skraca pracę biura, daje klepsydrę do druku w A4 i A3, moderuje kondolencje i pomaga rodzinom znaleźć zakład. Cena miesięczna jest dopiero piątym kryterium.
Ile kosztuje system e-klepsydr dla zakładu?
Ceny zaczynają się od około stu złotych netto miesięcznie przy prostych wtyczkach. W GazetaKrakow plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, rocznie 50 procent taniej.
Czy e-klepsydra zastępuje klepsydrę papierową?
Nie zawsze. Tablice parafialne i witryny zakładów nadal wymagają wydruku, dlatego dobry system daje oba formaty z kodem QR.
Czy można przetestować system przed zakupem?
Tak, warto opublikować jeden prawdziwy nekrolog i sprawdzić klepsydrę oraz księgę kondolencji, zanim wybierzesz plan roczny.